Customer Use Case: Betriebsmittel ohne klare Kostenstellenzuordnung
Wir wollen Ihnen in unserer neuen Serie „Use Cases“ regelmäßig Best Practice Beispiele unserer Kunden vorstellen. Dieses mal zeigen wir Ihnen wie unser Kunde seine Probleme mit Betriebsmitteln ohne klare Kostenstellenzuordnung durch TeDaLoS Sensoren behoben hat.
Sein Problem: abteilungsübergreifender Materialbedarf, unklare Kostenstellen-Verantwortung
Materialien, die abteilungsübergreifend benötigt werden, oft sogar im ganzen Unternehmen verbraucht werden, lassen sich meist nicht eindeutig einem Bedarfsträger und damit einem Verantwortlichen für Beschaffung und Lagerung zuordnen.
Beispiel: Kopierpapier wird im Produktionsprozess, in der Lager- und Versandlogistik, im Bürobereich und oft als Teil des fertigen Produkts benötigt. Wer ist nun für Verbrauchskontrolle, Lagerung und Nachbeschaffung zuständig? So findet sich die Nachbeschaffungsverantwortung oft in der IT-Abteilung (da die Druckgeräte ja Papier benötigen), oder im Zentralsekretariat (da dort z.B. die Kuverts ausgesucht und beschafft werden) oder auch in der Instandhaltung (als Teil der Haustechnik-Verantwortung).
Ähnlich verhält es sich mit Waschraum-Hygiene-Material, Streugut, etc. Meist palettenweise angeliefert, oft unkontrolliert von Palette an die Verbrauchsorte vertragen. So ergeben sich angespannte Verantwortlichkeitssituationen: im Instandhaltungslager sollte Bestand sein, die IT sollte nachbeschaffen und die Produktion steht ohne Papier für die Fertigungsaufträge da.
Das führt zu „Maverick Buying“, was noch mehr Kosten und Intransparenz verursacht. (Definition: „Maverick-Buying“ ist die „Beschaffung außerhalb standardisierter Beschaffungswege“.)
Eine akkurate Verbrauchserfassung und die Möglichkeit zur Aktion bei unnatürlichen Spitzen sind nicht möglich. Körperlich Jahresinventuren verschlingen Personalressourcen und blockieren den Tagesbetrieb. In Zeiten von COVID19 ist die Bestellpunkt-Ermittlung durch Fremdpersonal vor Ort nicht erwünscht oder verhindert. Digitale Information zu den Bestellungen spiegeln nicht die Verbrauchsverläufe wider.
Die Lösung: TeDaLoS intelligente Sensoreinheiten
Drahtlose Sensoreinheiten werden an den Lagerplatz nachgerüstet, z.B. an einen zentralen Stellplatz für die palettierte Ware, ohne Änderung der Logistik des Lieferanten. Die virtuelle Verheiratung von Sensoreinheit, Artikel und Lagerort erfolgt remote und kann jederzeit aus der Ferne verändert werden. Eine Einschulung der Mitarbeiter oder Lageristen ist nicht erforderlich. Die bedienungsfreie Überwachung der Inhaltsmengen auf Stück genau macht nun eine automatische Bestandsführung möglich. Die Sensoreinheiten sind nicht fix montiert und können selbständig „umgesiedelt“ werden. Die digitalen Messwerte über den aktuellen Vorrat werden mehrmals täglich selbständig und drahtlos in die TeDaLoS Cloudsoftware übertragen. So ist der Lagerstand online ersichtlich, ohne dass der Beschaffer selber vor Ort Lagerstand und Entnahme prüfen müsste. Mittels Anzeige auf Smartphone oder PC werden historischen Verbrauchskurven sichtbar. Online definierte Schwellwerte lösen Nachbestellaufforderungen aus.
Das Ergebnis: Prozesskosten-Reduktion, Verfügbarkeitsverbesserung
Verbrauch von C-Teilen und Materialien auf „Verwaltungsgemeinkosten“ wird ohne körperliche Bestandsprotokollierung durch Sensoren selbsttätig erkannt und als digitale Information online gespeichert. Auch im Unternehmen verteilte Stellplätze für Material sind für den Einkäufer digital einsehbar. Bestellpunkte werden frühzeitig erkannt und Sammelbestellungen erleichtert. Unterhalb eines frei festgelegten Mindestpegels wird zusätzlich eine Alarmbenachrichtigung gesendet, die alle wichtigen Daten zur Nachbestellung enthält. So übersieht man auch keine dringenden Bedarfe mehr. Standard-Schnittstellen in IT-Systeme sorgen für eine Übertragung und Erfassung der Bestände im Warenwirtschaftssystem. Zwischeninventuren sind nun ohne Sichtprüfungen als ein Knopfdruck und mit realen Bestandsmengen online abrufbar. Manuelle Prozesse wurden reduziert, die Verbräuche im Zeitverlauf sichtbar gemacht, die Verfügbarkeit durch frühzeitige Bedarfserkennung verbessert, sowie eine Einkaufsoptimierung erzielt.
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